Anskaffelser
Anskaffelser i IT-drift er prosessen med å kjøpe, leie eller skaffe tilgang til maskinvare, programvare, og skytjenester. En IT-drifter er ofte involvert i spesifisering, evaluering og implementering av utstyret.
God anskaffelsespraksis er nøkkelen til å unngå teknisk gjeld og sikre at IT-infrastrukturen støtter organisasjonens mål.
Anskaffelsesprosessen i IT-drift
Anskaffelsesprosessen er sjelden en enkel kjøpsbeslutning, men en strukturert prosess som sikrer best mulig verdi.
- Behovsanalyse:
- Drifters rolle: Identifisere det faktiske tekniske behovet. Dette handler om å definere funksjonelle krav (hva systemet skal gjøre) og ikke-funksjonelle krav (ytelse, sikkerhet, skalerbarhet og integrasjon med eksisterende systemer).
- Eksempel: Behovet er ikke “en ny server”, men “økt kapasitet for å håndtere 500 samtidige VM-er med minst 99.9% oppetid.”
- Markedsundersøkelse og spesifikasjon:
- Undersøke markedet for å se hvilke produkter og leverandører som kan møte kravene.
- Utarbeide detaljerte tekniske spesifikasjoner som danner grunnlaget for tilbudet.
- Evaluering og utvelgelse:
- Vurdere innkomne tilbud. Vurderingen skal ikke bare fokusere på pris, men også på totale eierskapskostnader (TCO), leverandørens stabilitet, og etterlevelse av sikkerhetsstandarder.
- TCO: Inkluderer kjøpspris, strømforbruk, vedlikehold, lisenser, og avhendingskostnader over utstyrets levetid.
- Kontraktsinngåelse og bestilling:
- Juridisk bindende avtale inngås. Driftsansvaret starter her.
- Mottak og implementering:
- Verifisere at utstyret som er levert samsvarer med spesifikasjonene. Implementere og dokumentere det nye utstyret i infrastrukturen.
Juridiske og økonomiske hensyn
IT-anskaffelser er regulert av lover og økonomiske prinsipper.
- Lov om offentlige anskaffelser (LOA): I offentlig sektor er det strenge regler for hvordan innkjøp skal gjennomføres for å sikre likebehandling og konkurranse. IT-driftere må kjenne til terskelverdiene som avgjør om innkjøpet må ut på anbud.
- Lisensiering (Software Licensing): Dette er en av de største kostnadsdriverne og risikoene. Driftere må sikre at all programvare er korrekt lisensiert (unngå brudd på etiske og juridiske krav). Lisenser kan være:
- Per bruker: Basert på antall ansatte.
- Per kjerne/prosessor: Basert på maskinvarekapasiteten.
- Abonnement (Cloud): Betales månedlig eller årlig.
- Betalingsmodeller (Capex vs. Opex):
- Capex (Capital Expenditure): Engangsinvestering i fysisk utstyr (f.eks. kjøp av en server).
- Opex (Operational Expenditure): Løpende driftskostnader (f.eks. månedlig leie av skytjenester). Skytjenester har flyttet mye av IT-anskaffelsene fra Capex til Opex, noe som gir mer fleksibilitet og mindre forpliktelse.
Bestilling av skytjenester
Bestilling av skytjenester (IaaS, PaaS, SaaS) krever andre vurderinger enn tradisjonelle maskinvareinnkjøp.
- SLA (Service Level Agreement): Kontraktsmessig avtale som garanterer et nivå av oppetid (f.eks. 99.99%) og ytelse. Driftere må vurdere om SLA-en oppfyller organisasjonens behov.
- Vendor Lock-in: Vurdere risikoen ved å bli for avhengig av én leverandør. Hvis det blir for dyrt å flytte data og tjenester (teknisk gjeld), er man “låst”.
- Utvidbarhet: Sikre at den bestilte skytjenesten kan skaleres og integreres med den eksisterende infrastrukturen (f.eks. Hybrid Cloud).
God anskaffelsespraksis er grunnlaget for en stabil og kostnadseffektiv IT-drift.
Relaterte kompetansemål
- planlegge, innføre og dokumentere IT-systemer slik at de er stabile, sikre og effektive gjennom hele livssyklusen
- utarbeide bestillinger og anbud knyttet til innkjøp av løsninger, systemer og tjenester og vurdere tekniske, økonomiske og bærekraftige forhold ved tilbudene
- gjøre rede for og følge virksomhetens rutiner knyttet til anskaffelser, implementering, oppsett, drift og avhending av utstyr
- lese, forstå og utforme dokumentasjon og spesifikasjoner